Sabtu, 05 November 2011

Menangani surat masuk dengan buku agenda

1. Penyortiran
    kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

2. Pembukaan sampul surat
    kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari amplopnya.

3. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran
    sebelum surat di agendakan, harus di bubuhkan stempel surat dan memeriksa kelengkapan surat.

4. Membaca, menggaris bawahi, dan membuat catatan penting
    setelah di cap dengan stempel selanjutnya yaitu membaca surat dan menggaris bawahi kata-kata yang penting.

5. Pengagendaan surat
    kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor surat

6. Pengarahan surat
    bila surat yang sudah diagendakan dibutuhkan oleh pejabat untuk di ketahui, maka di perlukan pengarahan. biasanya ditulis pada lembar disposisi.

7. Penggandaan surat
    surat yang sangat segera dan di butuhkan penanganan oleh beberapa pejabat maka surat harus digandakan atau di perbanyak. penggandaan juga sangat di perlukan yaitu apabila surat asli hilang maka ada surat cadangan.

8. Pendistribusian atau penyampaian
   pendistribusian surat kepada pejabat organisasi yang bersangkutan biasanya menggunakan buku ekspedisi intern.

9. Penyimpanan surat
   kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu agar dapat dengan mudah dan tepat apabila surat tersebut di butuhkan.

7.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar